Email Εργαζομένου Ως Αποδεικτικό Μέσο: Όρια & Κίνδυνοι

Πότε Επιτρέπεται η Χρήση Αρχείων και Email Πρώην Στελέχους ως Απόδειξη Αθέμιτου Ανταγωνισμού

Εν συντομία:

• Το άρθρο 19 παρ. 1 του Συντάγματος προστατεύει την επικοινωνία όσο αυτή διαρκεί. Μετά την παραλαβή του μηνύματος, το αποθηκευμένο υλικό κρίνεται με τα άρθρα 9 και 9Α, δηλαδή με στάθμιση.
• Η ΑΠ Ολ 1/2017 έκρινε νόμιμη την ανάσυρση διαγραμμένων αρχείων από τους σκληρούς δίσκους εταιρικών υπολογιστών και τη χρήση τους σε δίκη αθέμιτου ανταγωνισμού.
• Ο μυστικός κωδικός πρόσβασης αντιστρέφει το αποτέλεσμα, καθώς επαναφέρει το υλικό στο πεδίο του άρθρου 19 και ενεργοποιεί την απαγόρευση της παραγράφου 3.
• Από τις 25 Μαΐου 2018 η ίδια ενέργεια ελέγχεται αυτοτελώς και με τον ΓΚΠΔ. Η ΑΠΔΠΧ 43/2019 δέχθηκε ανάκτηση διαγραμμένων αρχείων από εταιρικό διακομιστή, επειδή προϋπήρχαν υπογεγραμμένες εσωτερικές πολιτικές.
• Η έκβαση κρίνεται πριν από την αποχώρηση. Χωρίς πολιτική χρήσης των εταιρικών μέσων που προβλέπει τη δυνατότητα ελέγχου, η ίδια πράξη αλλάζει νομικό χαρακτηρισμό.

Πότε η ανάσυρση αρχείων από εταιρικό υπολογιστή δεν παραβιάζει το απόρρητο των επικοινωνιών;

Η ανάσυρση δεν προσκρούει στο άρθρο 19 παρ. 1 του Συντάγματος όταν τα αρχεία προέρχονται από υλικό ήδη αποθηκευμένο σε εξοπλισμό της επιχείρησης και η συλλογή τους γίνεται εκτός του σταδίου της επικοινωνίας, χωρίς διάρρηξη μυστικού κωδικού.

Η προστασία του απορρήτου εξαντλείται μόλις ο παραλήπτης λάβει γνώση του περιεχομένου. Από εκείνο το χρονικό σημείο το υλικό μετακινείται στα άρθρα 9 και 9Α του Συντάγματος, όπου η χρήση του κρίνεται με στάθμιση αντί για απόλυτη απαγόρευση.

Η ΑΠ Ολ 1/2017 αντιμετώπισε το ερώτημα σε υπόθεση εισαγωγικής εταιρείας ξυλείας. Ο γενικός διευθυντής και ο διευθυντής πωλήσεων, αμφότεροι μέλη του διοικητικού συμβουλίου, παραιτήθηκαν, προσχώρησαν σε ανταγωνίστρια εταιρεία και αρνήθηκαν να παραδώσουν το αρχείο τους με το επιχείρημα ότι το είχαν διαγράψει.

Τον Ιανουάριο του 2007 η εταιρεία ανέθεσε σε τρεις πραγματογνώμονες, διαπιστευμένους στο Υπουργείο Δικαιοσύνης για θέματα ηλεκτρονικού εγκλήματος, την επαναφορά των διαγραμμένων αρχείων από τους σκληρούς δίσκους.

Το Πολυμελές Πρωτοδικείο Αθηνών με την 4370/2011 και το Εφετείο Αθηνών με την 5901/2013 αρνήθηκαν να λάβουν υπόψη τα ανασυρθέντα έγγραφα ως παρανόμως συλλεγέντα.

Η πλήρης Ολομέλεια αναίρεσε την εφετειακή απόφαση, δεχόμενη ότι το άρθρο 19 παρ. 1 καλύπτει την επικοινωνία «σε οικειότητα» και μόνο κατά το στάδιο της διεξαγωγής της.

Η διάκριση στηρίζεται σε κρατούσα άποψη της συνταγματικής θεωρίας. Ηλεκτρονικά μηνύματα που ο αποστολέας ή ο παραλήπτης διατηρεί τυπωμένα ή στον υπολογιστή του, χωρίς χρήση κωδικού πρόσβασης, δεν εμπίπτουν στο άρθρο 19.

Στην ίδια κατεύθυνση, η υπ’ αριθ. 6/2008 Γνωμοδότηση του Εισαγγελέα του Αρείου Πάγου δέχεται ότι ο σκληρός δίσκος ενός υπολογιστή δεν αποτελεί είδος επικοινωνίας. Αντίθετη μεταχείριση επιφυλάσσεται στο προϊόν τηλεφωνικής υποκλοπής, το οποίο συλλέγεται μόνο κατά τη διάρκεια της συνδιάλεξης.

Τι αλλάζει αν το υλικό προέρχεται από προσωπικό λογαριασμό με κωδικό;

Ο μυστικός κωδικός μετακινεί την υπόθεση από τη στάθμιση στην απαγόρευση. Όταν τα μηνύματα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (email) διακινήθηκαν μέσω προσωπικού λογαριασμού στον οποίο η επιχείρηση δεν είχε πρόσβαση, η επικοινωνία διατηρεί τον εμπιστευτικό χαρακτήρα της και το υλικό παραμένει στο πεδίο του άρθρου 19.

Ενεργοποιείται τότε η παράγραφος 3, που απαγορεύει τη χρήση των αποδεικτικών μέσων σε κάθε δικαστική ή διοικητική διαδικασία.

Η ίδια η υπόθεση της Ολομέλειας δείχνει πόσο λεπτή είναι η γραμμή. Το Εφετείο είχε δεχθεί ότι τα επίμαχα κείμενα αποτέλεσαν αντικείμενο αλληλογραφίας του δεύτερου εναγομένου με τρίτους μέσω προσωπικού λογαριασμού, στον οποίο ούτε η εργοδότρια ούτε τρίτοι είχαν πρόσβαση χωρίς τον οικείο κωδικό.

Η Ολομέλεια, αντιθέτως, στήριξε την κρίση της στην παραδοχή ότι οι δύο υπάλληλοι δεν χρησιμοποιούσαν προσωπική ηλεκτρονική διεύθυνση, αλλά την εταιρική που τους είχε παραχωρηθεί για τις ανάγκες της εργασίας τους.

Υπήρχε, ωστόσο, μειοψηφία ενός αρεοπαγίτη, ο οποίος υποστήριξε ότι το απόρρητο προστατεύεται και μετά την πραγμάτωση της επικοινωνίας, για όσο διάστημα τα μέρη διασφαλίζουν τον εμπιστευτικό χαρακτήρα της με κωδικό αποκλειστικής πρόσβασης. Κατά την άποψη αυτή, τα ανασυρθέντα αρχεία αποτελούσαν παράνομα αποδεικτικά μέσα και το Εφετείο ορθώς δεν τα έλαβε υπόψη.

Η πρακτική συνέπεια για τον επιχειρηματία είναι ότι το ίδιο αρχείο, στον ίδιο εταιρικό δίσκο, δέχεται διαφορετική μεταχείριση ανάλογα με τον λογαριασμό από τον οποίο προήλθε.

Πώς σταθμίζεται το συμφέρον της επιχείρησης έναντι της ιδιωτικής ζωής του στελέχους;

Τα αρχεία εμπίπτουν στα άρθρα 9 και 9Α του Συντάγματος και στο άρθρο 8 της ΕΣΔΑ, όμως τα δικαιώματα αυτά δεν είναι απόλυτα. Υποχωρούν όταν η άσκησή τους προσβάλλει δικαιώματα που υπερέχουν προφανώς, με τήρηση της αρχής της αναλογικότητας του άρθρου 25 παρ. 1.

Στην υπόθεση της Ολομέλειας υπερίσχυσαν το δικαίωμα δικαστικής προστασίας του άρθρου 20 παρ. 1 και η επιχειρηματική ελευθερία των άρθρων 5 παρ. 1 και 106 παρ. 2.

Η Ολομέλεια δέχθηκε πρώτα ότι η αλληλογραφία των στελεχών με πελάτες, ανταγωνιστές και αντιπροσωπευόμενους οίκους ήταν ιδιωτική, επειδή απέβλεπε στα προσωπικά τους συμφέροντα. Δέχθηκε επίσης ότι συνιστούσε προσωπικά δεδομένα, παρότι αφορούσε την επιχειρηματική δράση της εργοδότριας.

Η στάθμιση κρίθηκε υπέρ της εταιρείας με τέσσερα συνεκτιμώμενα στοιχεία:

1. Τα στελέχη χρησιμοποιούσαν εταιρική και όχι προσωπική διεύθυνση.
2. Δεν είχε τεθεί ζήτημα επιτήρησης ή παρακολούθησης κατά τη διάρκεια της εργασίας τους.
3. Οι υπολογιστές ελέγχθηκαν εκ των υστέρων, μετά την αποχώρηση και μετά την άρνηση παράδοσης των αρχείων.
4. Τα δεδομένα δεν ήταν ευαίσθητα.

Καθοριστικό βάρος είχε η θέση των επίμαχων στοιχείων μέσα στο προστατευόμενο δικαίωμα.

Η προετοιμασία του επαγγελματικού μέλλοντος ενός στελέχους βρίσκεται, κατά την Ολομέλεια, στην περιφέρεια της ιδιωτικής ζωής και σε μεγάλη απόσταση από τον πυρήνα της, όπου ανήκουν η ερωτική ζωή, τα ζητήματα υγείας και οι πολιτικές ή θρησκευτικές πεποιθήσεις. Η ίδια στάθμιση θα κατέληγε διαφορετικά αν το ανασυρθέν υλικό αποκάλυπτε στοιχεία του πυρήνα αυτού.

Η υποχρέωση πίστης του μισθωτού, που απορρέει από τα άρθρα 652 και 288 ΑΚ σε συνδυασμό με το άρθρο 16 του ν. 146/1914, στηρίζει το έννομο συμφέρον της επιχείρησης.

Η ίδια υποχρέωση αποτελεί το υπόβαθρο των αξιώσεων αθέμιτου ανταγωνισμού που θα ασκηθούν με βάση το ανασυρθέν υλικό, ιδίως όταν πρόκειται για απόσπαση πελατείας με αξιοποίηση εμπιστευτικών στοιχείων.

Τι απαιτεί σήμερα ο ΓΚΠΔ πέρα από όσα έκρινε η Ολομέλεια το 2017;

Η συνταγματική στάθμιση δεν αρκεί πλέον μόνη της. Η ίδια πράξη ανάσυρσης ελέγχεται αυτοτελώς κατά τα άρθρα 5 και 6 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων – ΓΚΠΔ).

Η Ολομέλεια εφάρμοσε τον ν. 2472/1997, ο οποίος καταργήθηκε με το άρθρο 84 του ν. 4624/2019. Το συνταγματικό σκέλος του σκεπτικού παραμένει, το κανονιστικό σκέλος έχει αναθεωρηθεί.

Η διαφορά είναι ότι υπό τον ΓΚΠΔ, η ύπαρξη νόμιμης βάσης του άρθρου 6 δεν θεραπεύει την παραβίαση των αρχών του άρθρου 5 παρ. 1.

Όπως δέχθηκε η ΑΠΔΠΧ 43/2019, μη νόμιμη αρχική συλλογή καθιστά παράνομη και κάθε μεταγενέστερη επεξεργασία, περιλαμβανομένης της αντιγραφής σε άλλο αποθηκευτικό μέσο και της διαβίβασης ή χρήσης του υλικού.

Στην υπόθεση εκείνη, ναυτιλιακή εταιρεία διαπίστωσε διαγραφή σημαντικού αριθμού αρχείων και μηνυμάτων από τους διακομιστές της και ανέθεσε σε τρίτη εξειδικευμένη εταιρεία την ανάκτησή τους με εγκληματολογικά εργαλεία. Το ανακτηθέν υλικό αποκάλυπτε πράξεις υπεξαίρεσης του γενικού διευθυντή.

Η Αρχή έκρινε την πρόσβαση σύννομη κατά το άρθρο 6 παρ. 1 εδ. στ, δηλαδή με βάση το υπέρτερο έννομο συμφέρον της επιχείρησης να προστατεύσει την περιουσία της και να εξασφαλίσει αποδεικτικό υλικό.

Η ίδια απόφαση οριοθετεί το έννομο συμφέρον από δύο παραμέτρους. Αφενός, η κυριότητα του εξοπλισμού δεν καθιστά τα δεδομένα των εργαζομένων περιουσία του εργοδότη, αφετέρου δεν αίρει την εύλογη προσδοκία ιδιωτικότητας στον χώρο εργασίας.

Παράλληλα, ο εργοδότης δεν επιτρέπεται να υπεισέρχεται σε ανακριτικές ενέργειες που ο νόμος επιφυλάσσει στις δικαστικές και εισαγγελικές αρχές.

Η εμπειρία από υποθέσεις ελέγχου εταιρικών συστημάτων δείχνει ότι η γραμμή αυτή περνά από την ύπαρξη προδιατυπωμένης διαδικασίας, η οποία μετατρέπει την έρευνα σε προβλεπόμενο εσωτερικό έλεγχο.

Διαφορετικά κριτήρια διέπουν τη νόμιμη επεξεργασία δεδομένων εργαζομένων κατά τη διάρκεια της εργασιακής σχέσης.

Ποιος έλεγχος κρίνεται νόμιμος και ποιος υπερβαίνει το όριο;

Νόμιμος κρίνεται ο ειδικός, στοχευμένος και εκ των υστέρων έλεγχος σε συγκεκριμένο υλικό, ύστερα από βάσιμες υπόνοιες τετελεσμένης παράνομης πράξης.

Υπερβαίνει το όριο ο γενικός, προληπτικός και διαρκής έλεγχος, καθώς και κάθε πρόσβαση σε προσωπικό λογαριασμό προστατευμένο με κωδικό. Ο παρακάτω πίνακας συνοψίζει τη μεταχείριση κάθε ενέργειας.

Ενέργεια	Συνταγματικό πεδίο	Προϋπόθεση κατά τον ΓΚΠΔ	Τεκμηριωμένο αποτέλεσμα
Έλεγχος σκληρού δίσκου εταιρικού υπολογιστή μετά την αποχώρηση	Άρθρα 9 και 9Α	Έννομο συμφέρον, πρόβλεψη σε εσωτερική πολιτική, ενημέρωση για τη δυνατότητα ελέγχου	Νόμιμη ανάσυρση και χρήση σε δίκη (ΑΠ Ολ 1/2017)
Ανάκτηση διαγραμμένων αρχείων από εταιρικό διακομιστή	Άρθρα 9 και 9Α	Άρθρο 6 παρ. 1 εδ. στ, στοχευμένος έλεγχος μόνο στα σημασμένα ως διαγραμμένα αρχεία	Νόμιμη επεξεργασία (ΑΠΔΠΧ 43/2019)
Πρόσβαση σε προσωπικό λογαριασμό με μυστικό κωδικό	Άρθρο 19	Δεν τίθεται ζήτημα στάθμισης	Απαγόρευση χρήσης κατά το άρθρο 19 παρ. 3
Μόνιμη καταγραφή επικοινωνιών με λογισμικό παρακολούθησης	Άρθρα 9 και 9Α	Αποτυγχάνει στην αναγκαιότητα και στην αναλογικότητα	Παράνομη επεξεργασία
Υλικό βιντεοεπιτήρησης χωρίς τεκμηρίωση νομιμότητας	Άρθρο 9Α	Παραβίαση άρθρου 5 παρ. 1 και παρ. 2	Δεν λαμβάνεται υπόψη ούτε από την Αρχή (ΑΠΔΠΧ 43/2019)

Τα κριτήρια που οδήγησαν την Αρχή στην κρίση νομιμότητας απαριθμούνται ρητά στην ΑΠΔΠΧ 43/2019. Η επιχείρηση διέθετε εγχειρίδιο και πολιτική ασφάλειας συστημάτων, υπογεγραμμένα από τον ίδιο τον ελεγχόμενο, με απαγόρευση της ιδιωτικής χρήσης και πρόβλεψη ελέγχου όταν υπάρχει εύλογη αιτία υπόνοιας.

Ο έλεγχος περιορίστηκε στα αρχεία που είχαν σημανθεί ως διαγραμμένα, ώστε να τηρηθεί η αρχή της ελαχιστοποίησης. Διενεργήθηκε από τρίτη εξειδικευμένη εταιρεία με εγκληματολογική μεθοδολογία και όχι με απλή αντιγραφή από προσωπικό της επιχείρησης.

Κρίσιμος χρόνος για τη λήψη της απόφασης είναι εκείνος της εμφάνισης των υπονοιών, οι οποίες πρέπει να είναι βάσιμες και επαρκείς.

Έλεγχος που ξεκινά χωρίς τέτοιο έναυσμα, ή που επεκτείνεται στο σύνολο των αρχείων του εργαζομένου, χάνει τον στοχευμένο χαρακτήρα του. Η τεχνική διατήρηση του υλικού συνδέεται στη συνέχεια με την αποδεικτική ισχύ των ηλεκτρονικών εγγράφων κατά την εκδίκαση.

Τι διακινδυνεύει η επιχείρηση αν ο έλεγχος κριθεί παράνομος;

Ο κίνδυνος είναι τριπλός:

• Το αποδεικτικό μέσο αποκλείεται κατά το άρθρο 19 παρ. 3 του Συντάγματος, διάταξη κανονιστικά πλήρους περιεχομένου που δεσμεύει κάθε δικαστική και διοικητική αρχή.
• Η Αρχή Προστασίας Δεδομένων επιβάλλει πρόστιμο και διορθωτικά μέτρα.
• Το υποκείμενο των δεδομένων αξιώνει αποζημίωση κατά το άρθρο 82 του ΓΚΠΔ για θετική και αποθετική ζημία.

Ο πρώτος κίνδυνος είναι ο πιο κρίσιμος. Στην υπόθεση της Ολομέλειας οι δύο αγωγές της εταιρείας απορρίφθηκαν σε πρώτο και δεύτερο βαθμό, αφού τα ανασυρθέντα έγγραφα κρίθηκαν παρανόμως συλλεγέντα και δεν λήφθηκαν υπόψη.

Από την κατάθεση των αγωγών το 2007 έως την αναίρεση της εφετειακής απόφασης το 2017 μεσολάβησε δεκαετία, στο τέλος της οποίας η υπόθεση παραπέμφθηκε για νέα εκδίκαση.

Ο δεύτερος κίνδυνος εμφανίζεται και όταν η κύρια ενέργεια είναι νόμιμη. Στην ΑΠΔΠΧ 43/2019 η ανάκτηση των αρχείων κρίθηκε σύννομη, όμως επιβλήθηκε πρόστιμο δεκαπέντε χιλιάδων ευρώ για το παράνομο κλειστό κύκλωμα βιντεοεπιτήρησης και διαπιστώθηκε παραβίαση των άρθρων 12, 13 και 15 του ΓΚΠΔ, επειδή η εταιρεία δεν ικανοποίησε το δικαίωμα πρόσβασης του στελέχους στα δεδομένα του. Το υλικό των καμερών, που η ίδια η εταιρεία προσκόμισε προς υπεράσπισή της, δεν ελήφθη υπόψη ούτε από την Αρχή.

Σε ποινικό επίπεδο, η παραβίαση του απορρήτου τιμωρείται κατά το άρθρο 370Α του Ποινικού Κώδικα, ενώ η αθέμιτη αντιγραφή ψηφιακών απορρήτων εμπίπτει στο άρθρο 370Β.

Πριν από κάθε αυτοδύναμη ενέργεια εξετάζεται η ηπιότερη διαδικαστική οδός, δηλαδή η επίδειξη εγγράφων με δικαστική διαταγή. Όταν το υλικό εισαχθεί στη δίκη και περιέχει δεδομένα τρίτων, ενεργοποιείται χωριστός έλεγχος για την προσκόμιση προσωπικών δεδομένων σε εμπορική δίκη.

Τι πρέπει να έχει προβλέψει η επιχείρηση πριν αποχωρήσει το στέλεχος;

Η νομιμότητα της ανάσυρσης κρίνεται σε χρόνο πολύ προγενέστερο της αποχώρησης. Καθοριστική είναι η ύπαρξη υπογεγραμμένης πολιτικής χρήσης των εταιρικών μέσων, η οποία απαγορεύει την ιδιωτική χρήση και προβλέπει ρητά τη δυνατότητα ελέγχου με συγκεκριμένες διαδικασίες και εγγυήσεις. Χωρίς αυτήν, η ίδια ενέργεια αξιολογείται ως αιφνιδιαστική επέμβαση.

Τα στοιχεία που εξετάζονται σε έλεγχο της Αρχής ή σε δίκη είναι συγκεκριμένα:

1. Πολιτική χρήσης εξοπλισμού και δικτύου με απαγόρευση ιδιωτικών σκοπών, ενταγμένη στον εσωτερικό κανονισμό εργασίας.
2. Πρόβλεψη των λόγων, της έκτασης, της διαδικασίας και των εγγυήσεων του ελέγχου, με ρύθμιση και για την περίπτωση απουσίας του εργαζομένου.
3. Απόδειξη ενημέρωσης, δηλαδή υπογραφή ή ηλεκτρονική αποδοχή με ημερομηνία.
4. Πρωτόκολλο αποχώρησης με έγγραφη πρόσκληση παράδοσης των αρχείων και καταγραφή τυχόν άρνησης.
5. Ανάθεση της τεχνικής έρευνας σε τρίτο εξειδικευμένο φορέα, με έκθεση που περιγράφει μεθοδολογία και εργαλεία.
6. Περιορισμός της έρευνας στο αναγκαίο υλικό, χωρίς καθολική αντιγραφή του λογαριασμού.
7. Διαδικασία ικανοποίησης του δικαιώματος πρόσβασης του εργαζομένου μετά την ολοκλήρωση του ελέγχου.

Η διατύπωση της ρήτρας ελέγχου απαιτεί προσαρμογή κατά περίπτωση (ad hoc) στα μέσα και στις ροές εργασίας κάθε επιχείρησης. Υπερβολικά στενή πρόβλεψη περιορίζει την έρευνα τη στιγμή που χρειάζεται, ενώ υπερβολικά ευρεία διατύπωση αποδυναμώνεται κατά τον έλεγχο αναλογικότητας.

Η εμπειρία από υποθέσεις αποχώρησης διευθυντικών στελεχών δείχνει ότι η κρίσιμη απόφαση λαμβάνεται από την ίδια τη σύμβαση εργασίας και τις πρώτες ημέρες μετά την αποχώρηση. Το ερώτημα αφορά ταυτόχρονα το περιεχόμενο του δίσκου, το πρόσωπο που θα τον ελέγξει και την τεκμηρίωση που θα συνοδεύσει την ενέργεια.

Συχνές Ερωτήσεις

Μπορεί η επιχείρηση να χρησιμοποιήσει email εργαζομένου ως αποδεικτικό μέσο;

Ναι, εφόσον το υλικό προέρχεται από εταιρικό λογαριασμό ή εταιρικό εξοπλισμό και δεν αποκτήθηκε με διάρρηξη κωδικού ή με παρακολούθηση της επικοινωνίας κατά τη διεξαγωγή της. Η ΑΠ Ολ 1/2017 δέχθηκε τη χρήση τέτοιου υλικού σε δίκη αθέμιτου ανταγωνισμού. Απαιτείται παράλληλα η επεξεργασία να πληροί τα άρθρα 5 και 6 του ΓΚΠΔ.

Πότε τα ηλεκτρονικά μηνύματα αποτελούν παράνομο αποδεικτικό μέσο;

Όταν αποκτήθηκαν κατά παράβαση των άρθρων 19, 9 ή 9Α του Συντάγματος. Τυπικές περιπτώσεις είναι η υποκλοπή κατά τη διάρκεια της επικοινωνίας και η πρόσβαση σε προσωπικό λογαριασμό προστατευμένο με μυστικό κωδικό. Το άρθρο 19 παρ. 3 απαγορεύει τη χρήση τους και η απαγόρευση δεσμεύει τόσο τα δικαστήρια όσο και τις ανεξάρτητες αρχές.

Χρειάζεται συγκατάθεση του εργαζομένου για τον έλεγχο των αρχείων του;

Όχι. Η ΑΠΔΠΧ 43/2019 δέχθηκε ότι η ορθή βάση είναι το υπέρτερο έννομο συμφέρον του άρθρου 6 παρ. 1 εδ. στ του ΓΚΠΔ. Η συγκατάθεση θεωρείται κατά κανόνα μη ελεύθερη λόγω της ανισορροπίας ισχύος μεταξύ εργοδότη και εργαζομένου, οπότε δεν αποτελεί ασφαλή βάση ούτε όταν έχει δοθεί εγγράφως.

Τι ισχύει για αρχεία που ο εργαζόμενος διέγραψε πριν αποχωρήσει;

Η διαγραφή δεν αναιρεί το δικαίωμα ελέγχου. Στην ΑΠ Ολ 1/2017 και στην ΑΠΔΠΧ 43/2019 η ανάκτηση διαγραμμένων αρχείων με εγκληματολογικά εργαλεία κρίθηκε νόμιμη, με το σκεπτικό ότι ο περιορισμός της έρευνας στα διαγραμμένα ακριβώς αρχεία υπηρετεί την αρχή της ελαχιστοποίησης, καθώς εκεί συγκεντρώνονταν οι υπόνοιες.

Πρακτικές Επισημάνσεις

Υπαρξη εταιρικού λογαριασμού: Υλικό από εταιρική διεύθυνση κρίνεται με στάθμιση, υλικό από προσωπικό λογαριασμό με κωδικό αποκλείεται. Η διαπίστωση γίνεται από την έκθεση πραγματογνωμοσύνης και προηγείται της απόφασης για την άσκηση αγωγής.

Προγενέστερη πολιτική: Η πρόβλεψη ελέγχου σε υπογεγραμμένο κανονισμό ήταν το στοιχείο που έκρινε τη νομιμότητα στην ΑΠΔΠΧ 43/2019. Πολιτική που συντάσσεται μετά την εμφάνιση των υπονοιών δεν καλύπτει την επεξεργασία που έχει ήδη διενεργηθεί.

Στοχευμένος και όχι καθολικός έλεγχος: Ο έλεγχος περιορίζεται στα αρχεία που συνδέονται με τις υπόνοιες. Καθολική αντιγραφή του λογαριασμού ή του δίσκου παραβιάζει την αρχή της ελαχιστοποίησης και καθιστά παράνομη κάθε μεταγενέστερη επεξεργασία του υλικού.

Τρίτος φορέας με εγκληματολογική μεθοδολογία: Η ανάθεση σε εξειδικευμένη εταιρεία, με καταγεγραμμένη μεθοδολογία και εργαλεία, λειτουργεί ως εγγύηση ασφαλούς επεξεργασίας. Απλή αντιγραφή από υπάλληλο της επιχείρησης αποδυναμώνει την τεκμηρίωση.

Το δικαίωμα πρόσβασης δεν αναστέλλεται επ’ αόριστον: Η προσωρινή άρνηση πρόσβασης έως το πέρας της έρευνας είναι θεμιτή. Η οριστική μη απάντηση σε αίτημα πρόσβασης οδήγησε σε διαπίστωση παράβασης των άρθρων 12, 13 και 15 του ΓΚΠΔ.

Νόμιμη ανάσυρση χωρίς γενική απαλλαγή: Επεξεργασία που κρίνεται σύννομη ως προς την ανάκτηση αρχείων μπορεί να συνοδεύεται από πρόστιμο για άλλη πράξη της ίδιας επιχείρησης, όπως συνέβη με το σύστημα βιντεοεπιτήρησης.

Το Δικηγορικό μας Γραφείο, για περισσότερα από 20 χρόνια εξειδικεύεται στο Εταιρικό και Εμπορικό Δίκαιο. Επικοινωνήστε μαζί μας για σας καθοδηγήσουμε και να σας συμβουλεύσουμε σε κάθε θέμα σχετικά με την χρήση email εργαζομένου ως αποδεικτικό μέσο.