Τα Νομικά Έγγραφα που Χρειάζεται Κάθε Startup από την Πρώτη Ημέρα

Η ίδρυση μιας νεοφυούς επιχείρησης (startup) στην Ελλάδα ξεκινά, στις περισσότερες περιπτώσεις, χωρίς να δίνεται η δέουσα σημασία στα νομικά έγγραφα.

Συνήθως αυτά αφήνονται για αργότερα, με αποτέλεσμα να δημιουργούνται κενά που εκθέτουν τόσο την εταιρεία όσο και τους ιδρυτές.

Η καθημερινή πρακτική δείχνει ότι τα περισσότερα νομικά προβλήματα που αντιμετωπίζει μια startup δεν οφείλονται σε αμφισβητήσιμες νομικές ερμηνείες, αλλά στην απλή απουσία βασικών εγγράφων.

Πολύ συχνά συναντάμε startups που έχουν κλείσει τον πρώτο γύρο χρηματοδότησης, χωρίς έγγραφη σύμβαση μεταξύ των ιδρυτών, με πολιτική απορρήτου αντιγραμμένη από ξένο site και χωρίς ρητή εκχώρηση πνευματικών δικαιωμάτων από τον developer που έγραψε τον κώδικα.

Τα νομικά κενά σε αυτές τις περιπτώσεις δεν δημιουργούν πρόβλημα στην αρχή. Γίνονται αντιληπτά στη χειρότερη δυνατή στιγμή, δηλαδή στην πρώτη σοβαρή διαφωνία μεταξύ ιδρυτών ή στον πρώτο νομικό έλεγχο (due diligence) από υποψήφιο επενδυτή.

Παρακάτω αναλύονται τα έγγραφα που κάθε startup πρέπει να έχει έτοιμα πριν ξεκινήσει τη δραστηριότητά της, ο νομικός λόγος ύπαρξής τους και τι διακινδυνεύει η εταιρεία χωρίς αυτά.

Εξειδικευμένο Καταστατικό

Η πλειονότητα των startups στην Ελλάδα επιλέγει τη μορφή της Ιδιωτικής Κεφαλαιουχικής Εταιρείας (ΙΚΕ), κυρίως λόγω της ευελιξίας που προσφέρει ο Ν. 4072/2012 στη διαμόρφωση του καταστατικού.

Η σύσταση, συνήθως, γίνεται ηλεκτρονικά μέσω της e-ΥΜΣ και πολλοί ιδρυτές χρησιμοποιούν το πρότυπο καταστατικό που παρέχεται, χωρίς πρόσθετο περιεχόμενο.

Το πρόβλημα με αυτή την προσέγγιση είναι ότι το πρότυπο καταστατικό καλύπτει μόνο τις ελάχιστες νομικές απαιτήσεις.

Δεν ρυθμίζει ζητήματα όπως η κατανομή αρμοδιοτήτων μεταξύ εταίρων, οι περιορισμοί μεταβίβασης εταιρικών μεριδίων, ο τρόπος λήψης αποφάσεων σε περίπτωση διαφωνίας ή η αντιμετώπιση εταίρου που σταματά να συνεισφέρει.

Συνεπώς, ένα εξειδικευμένο καταστατικό, προσαρμοσμένο στις ανάγκες της εκάστοτε εταιρείας, αποτελεί αναγκαία βάση και όχι πολυτέλεια.

Χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι ΙΚΕ δύο εταίρων με ποσοστά 50% έκαστος εξ’ αυτών: Αν κάπιος αδρανεί ή αδιαφορεί, ο άλλος δεν μπορεί να τον αντικαταστήσει ή να τον αποκλείσει, χωρίς ρητή καταστατική πρόβλεψη. Το αποτέλεσμα είναι αδιέξοδο, το οποίο λύνεται μόνο δικαστικά.

Εξάλλου, έχουν υπάρξει περιπτώσεις όπου ενώ η startup πέτυχε χρηματοδότηση μέσω κεφαλαίου επιχειρηματικών συμμετοχών (venture capital), κάποιος ιδρυτής να αρνηθεί την είσοδο επενδυτή (για δικούς του λόγους) με αποτέλεσμα, απουσία καταστατικής πρόβλεψης, να οδηγηθεί η Startup σε αδιέξοδο.

Πολιτική Απορρήτου και Πολιτική Cookies

Κάθε εταιρεία που συλλέγει ή/και επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα (πχ ονοματεπώνυμο, email, στοιχεία πληρωμής κλπ) υποχρεούται, σύμφωνα με τα άρθρα 13 και 14 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 (Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων – GDPR), να ενημερώνει τα υποκείμενα για τους σκοπούς επεξεργασίας, τις νομικές βάσεις, τους αποδέκτες και τα δικαιώματά τους.

Αντιστοίχως, η πολιτική cookies ρυθμίζεται από το άρθρο 5 παρ. 5 του Ν. 3471/2006, σε συνδυασμό με τον GDPR.

Κάθε ιστοσελίδα ή εφαρμογή που χρησιμοποιεί cookies πέραν των τεχνικώς απαραίτητων (αναλυτικά, διαφημιστικά) οφείλει να λαμβάνει ρητή συγκατάθεση του χρήστη πριν την ενεργοποίησή τους.

Στην πράξη, συναντάμε δύο τυπικά λάθη:

• Το πρώτο, η startup δεν έχει καθόλου πολιτική απορρήτου, οπότε και εκτίθεται σε πρόστιμα έως 4% του ετήσιου κύκλου εργασιών (άρθρο 83 παρ. 5 GDPR) και σε ποινικές κυρώσεις κατά τον Ν. 4624/2019.
• Το δεύτερο, η startup να έχει αντιγράψει πολιτική απορρήτου από τρίτο site, η οποία δεν αντιστοιχεί στους πραγματικούς σκοπούς επεξεργασίας, στους παρόχους υπηρεσιών ή στον τόπο και τρόπο αποθήκευσης δεδομένων της ίδιας.

Ένας υποψήφιος επενδυτής, κατά τον νομικό έλεγχο, θα εντοπίσει αμέσως την έλλειψη ή την ανεπάρκεια και αυτό θα αποτελέσει ανασταλτικό παράγοντα, καθώς ο τελευταίος θα αντιληφθεί ότι πρόκειται να εισέλθει σε εταιρεία, η οποία ενδέχεται να λάβει αναδρομικά πρόστιμά (μετά από μια καταγγελία πχ).

Τέλος, αν η startup διαθέτει ηλεκτρονικό κατάστημα ή πλατφόρμα, η απουσία αυτών των κειμένων δημιουργεί ταυτόχρονα κανονιστικό κίνδυνο και κίνδυνο απώλειας εμπιστοσύνης εκ μέρους των πελατών.

Όροι Χρήσης και Παροχής Υπηρεσιών

Οι γενικοί όροι χρήσης (ή παροχής υπηρεσιών) αποτελούν το νομικό πλαίσιο της σχέσης μεταξύ της εταιρείας και των χρηστών ή πελατών της.

Ρυθμίζουν, μεταξύ άλλων, τη διαδικασία σύναψης σύμβασης, τους περιορισμούς ευθύνης, τη διαχείριση καταγγελιών και το εφαρμοστέο δίκαιο.

Ειδικά για τις συμβάσεις εξ αποστάσεως (ηλεκτρονικές αγορές), η Οδηγία 2011/83/ΕΕ επιβάλλει υποχρεώσεις πληροφόρησης και συγκεκριμένο δικαίωμα υπαναχώρησης, η παράλειψη αναφοράς του οποίου επεκτείνει αυτόματα την προθεσμία σε πάνω από ένα έτος.

Στην πράξη, μια startup που δεν διαθέτει σαφείς όρους χρήσης, αντιμετωπίζει προβλήματα σε δύο επίπεδα:

• αφενός, δεν μπορεί να επικαλεστεί περιορισμούς ευθύνης σε περίπτωση αμφισβήτησης,
• αφετέρου, σε τυχόν γύρο χρηματοδότησης (due diligence), η απουσία τέτοιων κειμένων αποτελεί σημαντικό αρνητικό εύρημα.

Σε ένα σύνηθες σενάριο, η startup παρέχει υπηρεσία λογισμικού ως υπηρεσία (SaaS), ο πελάτης υφίσταται ζημία λόγω διακοπής λειτουργίας και ζητά αποζημίωση. Χωρίς έγγραφους όρους οι οποίοι θα καθορίζουν ανώτατο όριο ευθύνης, η startup εκτίθεται σε κίνδυνο καταβολής.

Τέλος, σε γύρο χρηματοδότησης, η απουσία τέτοιων κειμένων αποτελεί σημαντικό αρνητικό εύρημα κατά τον νομικό έλεγχο (due diligence), καθώς ο επενδυτής δεν θέλει να επαναδιαπραγματευτεί εξ υπαρχής συμβατικούς όρους, με κάθε πελάτη της Startup στην οποία εισέρχεται.

Εμπορικές Συμβάσεις (B2B και B2C)

Κάθε startup συνάπτει συμβάσεις με πελάτες, προμηθευτές ή συνεργάτες από τις πρώτες ημέρες λειτουργίας της.

Η χρήση τυποποιημένων συμβάσεων, προσαρμοσμένων στη δραστηριότητα της εταιρείας, εξασφαλίζει σαφήνεια ως προς τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις κάθε μέρους.

Αντίθετα, η βάση «προφορικής συμφωνίας» ή «email» δημιουργεί αποδεικτικά κενά σε περίπτωση διαφοράς.

Ιδιαίτερη προσοχή απαιτούν οι ρήτρες εμπιστευτικότητας, οι περιορισμοί ευθύνης και οι ρήτρες λύσης της σύμβασης, ειδικά όταν η startup παρέχει υπηρεσίες λογισμικού ως υπηρεσία (SaaS, Software as a Service) ή διαχειρίζεται δεδομένα τρίτων.

Σύμβαση Εξωτερικών Συνεργατών &  Πνευματική Ιδιοκτησία

Οι περισσότερες startups στα πρώτα στάδια λειτουργίας τους δεν απασχολούν μισθωτούς αλλά εξωτερικούς συνεργάτες (ελεύθερους επαγγελματίες, developers, σχεδιαστές, copywriters).

Η σύμβαση ανεξαρτήτων υπηρεσιών ή μίσθωσης έργου διαφέρει ουσιωδώς από τη σύμβαση εξαρτημένης εργασίας, τόσο ως προς τα δικαιώματα του συνεργάτη όσο και ως προς τις ασφαλιστικές υποχρεώσεις της εταιρείας.

Ένα κρίσιμο σημείο που παραβλέπεται στις συνεργασίες αυτές αφορά τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας επί του παραχθέντος έργου.

Σύμφωνα με τον Ν. 2121/1993, τα πνευματικά δικαιώματα ανήκουν, κατ’ αρχήν, στον δημιουργό, δηλαδή στον εξωτερικό συνεργάτη, εκτός αν υπάρχει ρητή συμβατική ρύθμιση εκχώρησης (IP assignment).

Τούτο σημαίνει ότι αν δεν υπάρχει ρητή συμβατική εκχώρηση (IP assignment), η startup ενδέχεται να μην κατέχει νομικά τον κώδικα ή το σχεδιαστικό υλικό που πλήρωσε για να αναπτυχθεί

Επιπροσθέτως, κατά πάγια νομολογία (ΑΠ 395/2022), οι σχετικές με την οικονομική εκμετάλλευση πνευματικής ιδιοκτησίας δικαιοπραξίες υπόκεινται σε έγγραφο τύπο (άρθρο 14 Ν. 2121/1993), η ακυρότητα από την έλλειψη του οποίου τάσσεται υπέρ του δημιουργού.

Σύμβαση Εμπιστευτικότητας (NDA)

Η σύμβαση εμπιστευτικότητας (NDA – Non-Disclosure Agreement), αποτελεί θεμελιώδες εργαλείο προστασίας του επιχειρηματικού απορρήτου.

Μετά την ενσωμάτωση της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/943 στο ελληνικό δίκαιο με τον Ν. 4679/2020, για να προστατεύεται μια πληροφορία ως εμπορικό μυστικό, πρέπει να πληρούνται συγκεκριμένες προϋποθέσεις, μεταξύ των οποίων η λήψη «εύλογων μέτρων» για τη διαφύλαξή της.

Η σύμβαση NDA αποτελεί ακριβώς ένα τέτοιο μέτρο. Κάθε startup που μοιράζεται πληροφορίες σχετικά με το επιχειρηματικό μοντέλο, τους αλγόριθμους, τη βάση πελατών ή τα οικονομικά δεδομένα της, χωρίς σύμβαση εμπιστευτικότητας, διακινδυνεύει να χάσει τη νομική βάση επίκλησης του εμπορικού της απορρήτου.

Σε περίπτωση όπου μια startup μοιράζεται στοιχεία (πχ τον αλγόριθμο ή τα οικονομικά δεδομένα) με κάποιο συνεργάτη χωρίς NDA και ο συνεργάτης χρησιμοποιήσει τις πληροφορίες για δικό του όφελος, η startup δυσκολεύεται σημαντικά να αποδείξει ότι έλαβε «εύλογα μέτρα προστασίας» και, συνεπώς, χάνει τη βάση αξίωσης κατά τον Ν. 4679/2020.

Σύμβαση Συνιδρυτών (Founders’ Agreement)

Η σύμβαση συνιδρυτών (founders’ agreement) είναι ίσως το πιο υποτιμημένο έγγραφο σε μια startup.

Ρυθμίζει τα ζητήματα που δεν μπορεί να καλύψει το καταστατικό, όπως τον τρόπο κατανομής εργασίας, τους μηχανισμούς απόκτησης εταιρικών μεριδίων (vesting), τη διαδικασία αποχώρησης ιδρυτή και τις ρήτρες μη ανταγωνισμού.

Στην πράξη, η απουσία τέτοιας σύμβασης γίνεται αντιληπτή στη χειρότερη δυνατή στιγμή, δηλαδή όταν ένας από τους ιδρυτές αποφασίζει να αποχωρήσει ή όταν οι ιδρυτές διαφωνούν σοβαρά.

Ένα τυπικό σενάριο, δύο ιδρυτές με 50% ο καθένας ξεκινούν μαζί, μετά από ένα χρόνο ο ένας χάνει το ενδιαφέρον του και σταματά να συνεισφέρει, αλλά εξακολουθεί να κατέχει το μισό της εταιρείας.

Χωρίς σύμβαση που προβλέπει vesting ή μηχανισμό υποχρεωτικής αποχώρησης, ο δεύτερος ιδρυτής δεν έχει νομικό εργαλείο να τον αντικαταστήσει.

Επιπλέον, χωρίς ρητή ρύθμιση, η αποχώρηση εταίρου από ΙΚΕ μπορεί να οδηγήσει μέχρι και σε δικαστική λύση της εταιρείας για σπουδαίο λόγο (άρθρο 72 Ν. 4072/2012), εφόσον δεν υφίσταται εναλλακτικός μηχανισμός.

Συνεπώς, η σύμβαση συνιδρυτών πρέπει να υπογράφεται στην αρχή, όταν οι σχέσεις είναι καλές και η διαπραγμάτευση εύκολη. Η ρύθμιση αποχώρησης, vesting ή μη ανταγωνισμού εκ των υστέρων, σε περίοδο κρίσης, είναι σημαντικά δυσκολότερη.

Checklist

Καταστατικό (πέραν του προτύπου)

Το πρότυπο καταστατικό της e-ΥΜΣ καλύπτει μόνο τις ελάχιστες νομικές απαιτήσεις και δεν ρυθμίζει ζητήματα κρίσιμα για μια startup (vesting, περιορισμοί μεταβίβασης, μηχανισμοί αδιεξόδου). Η σύνταξη εξειδικευμένου καταστατικού αποτελεί προτεραιότητα και όχι κόστος που μπορεί να αναβληθεί.

GDPR από την πρώτη ημέρα

Η πολιτική απορρήτου και η πολιτική cookies δεν αφορούν μόνο μεγάλες εταιρείες. Κάθε startup που συλλέγει email μέσω newsletter, χρησιμοποιεί analytics ή αποθηκεύει στοιχεία πελατών υποχρεούται σε συμμόρφωση. Η αντιγραφή πολιτικής απορρήτου από τρίτο site δημιουργεί λανθασμένη εντύπωση συμμόρφωσης που, σε πολλές περιπτώσεις, είναι πιο επικίνδυνη από την πλήρη απουσία.

Πνευματική ιδιοκτησία εξωτερικών συνεργατών

Κάθε σύμβαση με developer ή σχεδιαστή ή copywriter πρέπει να περιλαμβάνει ρητή, έγγραφη ρήτρα εκχώρησης πνευματικών δικαιωμάτων. Η προφορική συμφωνία δεν αρκεί, εφόσον ο νόμος θέτει τεκμήριο κυριότητας υπέρ του δημιουργού και ο έγγραφος τύπος είναι συστατικός (άρθρο 14 Ν. 2121/1993).

NDA πριν από κάθε αποκάλυψη πληροφοριών

Η υπογραφή σύμβασης εμπιστευτικότητας πριν από κάθε ανταλλαγή ευαίσθητων πληροφοριών (με δυνητικούς συνεργάτες, επενδυτές ή παρόχους) δεν αποτελεί τυπικότητα αλλά νομική προϋπόθεση για την μελλοντική δυνατότητα επίκλησης της προστασίας του εμπορικού απορρήτου κατά τον Ν. 4679/2020.

Σύμβαση συνιδρυτών πριν χρειαστεί

Η σύμβαση συνιδρυτών πρέπει να υπογράφεται στην αρχή της συνεργασίας, όταν οι σχέσεις είναι καλές και η διαπραγμάτευση εύκολη. Η ρύθμιση αποχώρησης, vesting και μη ανταγωνισμού εκ των υστέρων, ιδίως σε περίοδο κρίσης, είναι σημαντικά δυσκολότερη.

Η δημιουργία αυτών των εγγράφων ως ενιαίου συνόλου, αντί ως μεμονωμένων κειμένων, εξασφαλίζει τη νομική αλληλουχία μεταξύ τους και την αποφυγή αντιφάσεων. Αν θέλετε να δείτε αναλυτικά πώς δομούνται τα παραπάνω έγγραφα σε ένα ολοκληρωμένο “πακέτο”, δείτε το Startup Legal Pack.